Was ist eine Catch-all- oder Accept-all-E-Mail-Adresse?

Catch-all, auch bekannt als „accept-all“, ist eine domänenweite Einstellung für einen Mailserver, der so konfiguriert ist, dass er alle an die Domäne gesendeten E-Mails annimmt, unabhängig davon, ob das angegebene Postfach existiert oder nicht.

Sie haben also in den letzten Tagen E-Mails verschickt und diese mit Ihrem/Ihrer Kunden bestätigt. E-Mail-ValidierungDoch dann stellen Sie fest, dass Ihre E-Mails reihenweise zurückkommen. Damit sind Sie nicht allein. Weltweit nutzen 10–30 % der Unternehmen Catch-All-E-Mail-Adressen, und täglich steigen immer mehr auf diesen Weg.

In diesem Artikel erkläre ich Ihnen die Feinheiten von Catch-All-E-Mails (auch bekannt als „Accept-All“-E-Mails), ihre Funktionsweise, Vorteile, mögliche Nachteile und wie Sie sie – je nach den Bedürfnissen Ihres Unternehmens – effektiv verwalten. Los geht’s!

Was ist eine Catch-All-E-Mail-Adresse?

Wie der Name schon sagt, empfängt eine Catch-All-E-Mail-Adresse alle eingehenden E-Mails über die Zieldomäne, unabhängig davon, ob die E-Mail-Adresse zuvor für den Empfang eingehender E-Mails eingerichtet wurde.

Im Wesentlichen wird ein domänenweiter Mailserver so konfiguriert, dass er alle an die Domäne gesendeten E-Mails akzeptiert, unabhängig davon, ob das angegebene Postfach existiert oder nicht.

Nehmen wir beispielsweise an, Sie haben drei E-Mail-Adressen für Ihre Domain eingerichtet. Eine verweist auf „Alice“, eine auf „Support“ und eine auf „Vertrieb“. Als Sammel-E-Mail-Adresse können Sie „Kontakt“ einrichten, sodass alle E-Mails, die an „Hilfe“ oder eine andere, aktuell nicht existierende E-Mail-Adresse gesendet werden, an die eingerichtete Sammel-E-Mail-Adresse „Kontakt“ weitergeleitet werden.

Nachfolgend eine vereinfachte Darstellung:

Warum Sammel-E-Mails praktisch sind

Nachdem Sie nun wissen, was eine Catch-All-E-Mail-Adresse ist, wollen wir einen Schritt weitergehen und verstehen, wie diese nützlich sein kann.

Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten für eine Agentur, die täglich neue Leads per E-Mail erhält. Ihr Vertriebsleiter (CSO) bietet dem neuen Vertriebsteam einen ordentlichen Bonus, um es zu motivieren, hat dabei aber etwas Entscheidendes übersehen: Dem vorherigen Vertriebsmitarbeiter, der entlassen wurde, wurde ebenfalls die E-Mail-Adresse gelöscht (was öffentlich bekannt wurde), wodurch viele E-Mails potenzieller Leads verloren gingen. Infolgedessen konnte das neue Vertriebsteam nicht an die Leistungen des vorherigen Teams anknüpfen.

Sollte dies eintreten, sollte der CSO nach Bekanntwerden dieser Information unverzüglich die Einrichtung einer Auffang-E-Mail-Adresse veranlassen, damit auch dann noch alle E-Mails an das Konto eines Mitarbeiters empfangen und bestätigt werden, wenn dieser das Unternehmen verlässt.

Aufgrund ihrer Nützlichkeit werden Sammel-E-Mail-Adressen von vielen großen Organisationen gerne genutzt. Es ist kein Geheimnis, dass Menschen zu gewohnheitsmäßigen Fehlern neigen, und laut Tessian geben über die Hälfte (58 %) der Angestellten an, schon einmal eine E-Mail an die falsche Person geschickt zu haben.

Stellen Sie sich nur einmal vor: Wenn eine wichtige E-Mail zurückkäme oder gar nicht zugestellt würde, wären Sie vermutlich am Boden zerstört, nicht wahr? Catch-All-E-Mails verhindern genau das, indem sie fehlgeleitete E-Mails abfangen und so verhindern, dass sie zurückkommen oder verloren gehen.

Vor- und Nachteile einer Catch-all-E-Mail

Die Verwendung von Sammel-E-Mail-Adressen mag in vielen Fällen sinnvoll erscheinen, insbesondere wenn man sich die E-Mail-Adressen durch harte Arbeit erarbeitet hat. Es ist jedoch wichtig, die Vor- und Nachteile zu kennen, die wir in diesem Abschnitt erläutern werden.

Vorteile:

• Verhindert E-Mail-Verlust: Catch-All-E-Mails stellen sicher, dass keine E-Mails aufgrund von Tippfehlern oder falschen Adressen verloren gehen.
• Flexibilität: Es ermöglicht Flexibilität bei E-Mail-Adressen und erleichtert so die Verwaltung von Variationen und Änderungen der E-Mail-Adressen.
• Verbessertes Kundenerlebnis: Gewährleistet, dass E-Mails von Kunden empfangen und bestätigt werden, selbst wenn sie die E-Mail-Adresse falsch eingegeben haben.

Nachteile:

• Spam-Flut: Catch-All-E-Mail-Adressen ziehen eine große Menge Spam an, da sie alle E-Mails abfangen, auch solche an falsche oder zufällig generierte Adressen. Das bedeutet, dass selbst wenn Sie eine E-Mail an eine Catch-All-Adresse senden, diese wahrscheinlich nicht geöffnet wird (abhängig davon, wie bekannt das Zielunternehmen bzw. die Ziel-E-Mail-Adresse ist).
• Überquellender Posteingang: Der Sammel-Posteingang kann schnell überfordernd und schwer zu verwalten werden, wenn die Domain eine große Anzahl von E-Mails empfängt, sowohl legitime als auch Spam-E-Mails.

Alternativen zu Sammel-E-Mail-Adressen

Es gibt verschiedene alternative Strategien, die Organisationen je nach ihren spezifischen Bedürfnissen in Betracht ziehen können. Sie könnten jede Strategie nacheinander testen und dann die beste für Ihren (oder den Anwendungsfall Ihrer Organisation) ermitteln:

1. Individuelle E-Mail-Adressen: Durch die Zuweisung eindeutiger, individueller E-Mail-Adressen an jeden Empfänger oder jede Funktion innerhalb der Organisation wird eine präzise E-Mail-Weiterleitung gewährleistet und das Spam-Risiko reduziert. Dies ist die gängige E-Mail-Strategie, die die meisten Privatpersonen und Unternehmen anwenden.

2. Aliase und Weiterleitung: Durch die Verwendung von Aliasen und E-Mail-Weiterleitung können Sie E-Mails an ein zentrales Postfach oder eine bestimmte Person weiterleiten und so die Kommunikation optimieren und gleichzeitig die Organisation wahren. Wenn beispielsweise Ihr Mitarbeiter „John“ im Urlaub ist, werden seine E-Mails automatisch an die Marketingabteilung weitergeleitet.

3. E-Mail-Filterung und -Regeln: Durch die Implementierung von E-Mail-Filterregeln lassen sich E-Mails anhand von Kriterien wie Absender, Betreff oder Inhalt automatisch sortieren und priorisieren. Dies trägt zu einem effizienten E-Mail-Management bei. Diese Strategie ist zwar etwas fortgeschrittener, ermöglicht es Ihnen aber, wichtige E-Mails (die Sie üblicherweise als wichtig markieren) in der E-Mail-Liste ganz oben anzuzeigen.

Wann man Catch-All-E-Mails verwenden sollte:

• In kleinen Organisationen oder Startups mit einer begrenzten Anzahl von E-Mail-Adressen oder (heutzutage) Mitarbeitern, die im Homeoffice arbeiten.
• Bei einer Domain mit zahlreichen möglichen E-Mail-Varianten ist die Zuweisung spezifischer Adressen für jedes Szenario eine Herausforderung.

Wann man keine Catch-All-E-Mails verwenden sollte:

• In großen Unternehmen mit gut strukturierten E-Mail-Systemen und klarer Zuordnung von E-Mail-Adressen für verschiedene Funktionen oder Personen (wodurch jeglicher mögliche Nutzen ihrer Verwendung entfällt).
• Wenn Sicherheits- und Datenschutzbedenken von größter Bedeutung sind, ist es unerlässlich, den Zugriff und die Sichtbarkeit der E-Mail-Kommunikation streng zu kontrollieren.

Wie verbreitet sind Catch-All-E-Mails?

Catch-All-E-Mail-Adressen sind weit verbreitet: Laut DeBounce machen sie 10 bis 30 % aller E-Mails aus. Das bedeutet, dass von 100 versendeten E-Mails 10 bis 30 an eine solche Catch-All-Adresse gehen.

Heutzutage bieten E-Mail-Anbieter wie GoDaddy die Möglichkeit, direkt über das Kunden-Dashboard eine Catch-All-Domain einzurichten. Unternehmen mit komplexen E-Mail-Lösungen bevorzugen diese Option jedoch möglicherweise nicht, da sie aufgrund von Sicherheitsbedenken, dem potenziellen Anstieg von Spam und dem Risiko, unerwünschte oder schädliche E-Mails an undefinierte Adressen zu erhalten, einen strukturierteren Ansatz bevorzugen und Catch-All-Adressen gänzlich vermeiden.

Bei Unternehmen mit E-Mail-Anbietern mit geringer Sicherheit (wo E-Mails nur selten im Spam-Ordner landen) steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Spammer einen Weg finden, Sie dazu zu bringen, auf einen gefährlichen Link zu klicken, um ein Vielfaches – weshalb diese Technik in der Regel nur von großen Organisationen mit einem angemessenen Sicherheitssystem angewendet wird.

Das eigentliche Risiko besteht darin, dass Catch-All-Adressen zu einem gefährlichen Ziel für Spam und potenziell gefährliche Akteure werden können, wenn sie nicht ordnungsgemäß verwaltet werden.

Auswirkungen von Catch-All-E-Mails auf das E-Mail-Marketing

Eines der Hauptprobleme, die Sammel-E-Mails im Marketing verursachen, ist, dass man nicht weiß, ob die angegebene E-Mail-Adresse einer realen Person gehört oder nicht.

Dies führt zu zwei Hauptproblemen: Erstens wird die E-Mail, selbst wenn sie zugestellt wird (also nicht zurückgesendet wurde), höchstwahrscheinlich nicht geöffnet. Zweitens wirkt sich dies negativ auf Ihre Interaktionsraten und somit auch auf Ihre E-Mail-Marketing-Kampagnen aus.

Ein weiteres Problem, das bei Catch-All-E-Mails häufig auftritt, ist die tendenziell leicht erhöhte Bounce-Rate. Dies führt dazu, dass E-Mail-Dienstleister vorsichtig werden, was die zukünftige Zustellbarkeit beeinträchtigen kann.

Überprüfung der Catch-All-E-Mails

Nachdem wir all die langweiligen Details hinter uns gelassen haben, kommen wir nun schnell zum spannenden Teil! Die Überprüfung von Catch-All-E-Mail-Adressen ist nach wie vor wichtig, insbesondere um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails die richtigen Empfänger erreichen. Aber wie genau geht das?

Leider gibt es keine absolut sichere Methode, eine Catch-All-E-Mail-Adresse zu verifizieren. Ihr E-Mail-Verifizierungsanbieter kann Ihnen jedoch mitteilen, dass es sich bei der Absenderadresse wahrscheinlich um eine von Ihnen eingegebene Catch-All-Adresse handelt. Eine der besten Möglichkeiten hierfür ist die Verwendung eines E-Mail-Validators wie DeBounce, der Ihnen anzeigt, ob eine E-Mail-Adresse für alle Empfänger geeignet ist oder nicht.

Sobald Sie sich entschieden haben, Marketingkampagnen zu versenden, sollten Sie einen Plan erstellen, der alle E-Mail-Adressen akzeptiert. Sie können ungültige E-Mail-Adressen aus Ihrer Liste entfernen, indem Sie (nach eigenem Ermessen) kleine E-Mail-Pakete versenden und überwachen, welche Adressen zurückkommen (diese E-Mail-Adressen sollten Sie aus Ihren Daten löschen).

Manche E-Mail-Service-Provider (ESPs) ermöglichen es, eine höhere Anzahl von Accept-All-E-Mails gleichzeitig zu versenden. Wir empfehlen Ihnen jedoch, sich an Ihre bevorzugte Versandplattform zu wenden, um weitere Informationen zu erhalten.

Wir empfehlen Ihnen außerdem, ein weiteres E-Mail-Konto für den Sammelversand zu verwenden, um zu sehen, welche E-Mails zurückkommen (diese sind ungültig, und die E-Mails, die nicht zurückkommen, haben höchstwahrscheinlich ihr Ziel erreicht), damit Sie Ihren Sendestatus bei Ihrem primären E-Mail-Konto oder Ihrer Versandplattform nicht beeinträchtigen.

Sollten Sie Marketing-E-Mails an Catch-All-Domains senden?

Der Anteil von Catch-All-Adressen in einem Datensatz korreliert direkt mit der Anzahl ungültiger E-Mail-Adressen. Je höher die Ungültigkeitsrate, desto wahrscheinlicher ist es, dass Catch-All-Adressen nicht zugestellt werden. Bei einer möglichst sauberen Adressliste haben Catch-All-Adressen eine höhere Wahrscheinlichkeit, als gültig zu gelten.

E-Mail-Adressen, die mit Catch-All-E-Mail-Servern verknüpft sind, können nicht verifiziert werden. Wir haben festgestellt, dass Catch-All-Server in der Regel nur halb so viele ungültige E-Mails zurückgeben wie Ihre ursprünglichen Adressen.

Wenn Ihre Liste beispielsweise 10 % ungültige Adressen enthält, können Sie trotzdem noch bis zu 5 % Bounces an Ihre Catch-All-Adressen senden. Dies ist besonders wichtig beim Versenden von E-Mails an Catch-All-Adressen. Wenn Sie Ihre E-Mail-Liste nicht gekauft haben oder deren Quelle kennen, werden Sie beim Versenden von beispielsweise Mode-Newslettern an solche Adressen keine Probleme haben. Ist Ihre Liste gemietet oder gekauft, sollten Sie keine E-Mails an Catch-All-Adressen senden.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Frage, ob man Marketing-E-Mails an Catch-All-Domains senden sollte oder nicht, komplex ist und keine einfache Antwort bietet. Es gibt viele verschiedene Vor- und Nachteile zu berücksichtigen.

Vorteile:

• Mit Catch-All-Domains kann ein großes Publikum potenzieller Kunden erreicht werden.
• Allzweck-E-Mail-Adressen werden häufig von Unternehmen verwendet, sodass Sie wichtige Entscheidungsträger erreichen können.
• Allzweck-E-Mail-Adressen können eine gute Möglichkeit sein, Personen zu erreichen, die noch nicht auf Ihrer E-Mail-Liste stehen.

Nachteile:

• Allzweck-E-Mail-Adressen werden häufig von Spammern verwendet, daher können Ihre E-Mails als Spam markiert werden.
• Sammel-E-Mail-Adressen werden möglicherweise von IT-Abteilungen überwacht, sodass Ihre E-Mails gelöscht werden könnten, bevor sie die beabsichtigten Empfänger erreichen.
• Das Versenden von E-Mails an Catch-All-Domains kann dem Ruf des Absenders schaden.

Sollten Sie sich dennoch dazu entschließen, Marketing-E-Mails an Catch-All-Domains zu senden, ist es wichtig, einige bewährte Vorgehensweisen zu befolgen:

1. Personalisieren Sie Ihre E-Mails so weit wie möglich. Dadurch heben sie sich von Spam ab und werden mit größerer Wahrscheinlichkeit geöffnet und gelesen. Wenn Sie E-Mail-Marketing-Spezialisten einstellen möchten, stellen Sie sicher, dass diese über die notwendigen Schlüsselqualifikationen verfügen. Nutzen Sie hierfür beispielsweise die gängigen HR-Testlösungen für die Personalauswahl.
2. Segmentieren Sie Ihre E-Mail-Liste und senden Sie jedem Segment nur relevante E-Mails. Dies trägt dazu bei, Ihre Interaktionsraten zu verbessern und die Anzahl der Abmeldungen zu reduzieren.
3. Nutzen Sie eine seriöse E-Mail-Marketing-Plattform. So stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mails die gewünschten Empfänger erreichen und Ihr Absenderruf geschützt wird.
4. Überwachen Sie die Performance Ihrer E-Mails und passen Sie Ihre Strategie gegebenenfalls an. Bei einer hohen Bounce-Rate oder vielen Spam-Beschwerden sollten Sie den Versand von E-Mails an Catch-All-Domains einstellen.

Fazit

Herzlichen Glückwunsch! Nachdem Sie diesen Artikel gelesen haben, sollten Sie nun ein umfassendes Verständnis der Funktionsweise von Catch-All-E-Mails erlangt haben. Die Statistiken belegen eindeutig, dass E-Mail-Marketing eine Chance ist, die Marken nicht verpassen sollten. 37 % der Marken erhöhen ihr E-Mail-BudgetWenn Sie sich der verschiedenen Auswirkungen bewusst sind, die Catch-All-E-Mails mit sich bringen können, sind Sie in der Lage, eine fundierte Entscheidung darüber zu treffen, wie Sie sich sicher in der Welt der E-Mails bewegen.

Das Verständnis der Auswirkungen von Catch-All-E-Mails ist von entscheidender Bedeutung (insbesondere angesichts der vielen großen Unternehmen, die sie heutzutage nutzen). So können Sie fundierte Entscheidungen im Bereich E-Mail-Management treffen. Mit diesem Wissen navigieren Sie souverän durch die komplexe Welt der Catch-All-E-Mails und stellen sicher, dass Ihr Vorgehen strategisch, sicher und auf Ihre Bedürfnisse und Ziele abgestimmt ist.

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