Automatisiertes E-Mail-Marketing ist unglaublich praktisch und wirkungsvoll. Wie bei allem erfordert es jedoch etwas Arbeit, um es richtig einzurichten und den Erfolg aufrechtzuerhalten.

Leider können E-Mail-Listen mit der Zeit und steigenden Abonnentenzahlen mit inaktiven, unzufriedenen und ungültigen Adressen überflutet werden. Um dies zu verhindern, sollten Sie Ihre Listen regelmäßig bereinigen.

Selbst mit einem exzellenten E-Mail-Dienstleister (ESP) müssen Sie Ihre Kontaktlisten regelmäßig aktualisieren. Achten Sie dabei auf Bounce-Raten, Versandfehler, Abmeldungen und alle Ereignisse, die die Dynamik Ihrer Listen verändern.

Da solche Dinge jederzeit passieren können, ist es wichtig, die Kontakt- und Abonnentenlisten genau im Auge zu behalten.

Was ist E-Mail-Listen-Monitoring?

Die Überwachung von E-Mail-Listen bedeutet, die Abonnenten täglich zu überprüfen, um problematische Adressen auszusortieren. Da es um die Bereinigung der Liste geht, wird dieser Prozess auch als Listenhygiene bezeichnet.

Das Hauptziel ist die Entfernung ungültiger E-Mails, um die Bounce-Rate zu senken. Etwa 2 % der E-Mails in Ihrer Liste werden monatlich ungültig. Werden diese nicht entfernt, verschlechtern sie weiterhin Ihre Kennzahlen.

Benötigen Sie ein automatisiertes Tool zur Listenüberwachung und -bereinigung? Dann schauen Sie sich DeBounce an. Überwachung von E-Mail-Listen Plattform.

Unzustellbare E-Mails sind jedoch nicht das einzige Problem. Sie sollten auch nach Adressen abgemeldeter Nutzer und fehlerhaften Kontakten suchen. Das Entfernen inaktiver Kontakte ist ebenfalls wichtig. Wenn jemand jahrelang keine Ihrer E-Mails geöffnet hat, lohnt es sich möglicherweise, ihn aus der Liste zu streichen.

Welche Kennzahlen sind wichtig?

Hier sind einige Kennzahlen, die Sie vor und nach der Bereinigung Ihrer E-Mail-Listen im Auge behalten sollten:

  • Absprungrate: Der Prozentsatz der fehlgeschlagenen E-Mails. Entweder haben sie den Posteingang eines Kontakts nicht erreicht oder es ist ein technischer Fehler aufgetreten.
  • Öffnungsrate: Der Prozentsatz der Personen, die Ihre E-Mails geöffnet haben. Das bedeutet nicht unbedingt, dass sie den gesamten Inhalt gelesen oder mit Hyperlinks und anderen Elementen interagiert haben.
  • Klickrate: Der Prozentsatz der Klicks oder Interaktionen, die Ihre E-Mail erzielt hat.
  • Spam-Rate: Der Prozentsatz oder die Anzahl der Kontakte, die Ihre E-Mail(s) als Spam gemeldet haben.
  • Abmelderate: Der Prozentsatz Ihrer gesamten Abonnentenbasis, die sich nach Ihrer letzten E-Mail-Kampagne abgemeldet haben.

Es gibt natürlich noch weitere Kennzahlen im E-Mail-Marketing, aber diese sind für die Bereinigung Ihrer Listen am relevantesten. Sie können auch den Kampagnen-ROI berücksichtigen, um die Effektivität Ihrer letzten Kontaktaufnahme zu beurteilen.

Warum sollte man es automatisieren?

Das Bereinigen von E-Mail-Listen ist viel Arbeit.

Selbst wenn Sie jemanden finden, der gerne Tausende von E-Mail-Adressen nach Auffälligkeiten und Problemen durchsucht, wird diese Person nicht effizient arbeiten und wahrscheinlich einige Kontakte übersehen. Es ist daher viel sinnvoller, den Prozess zu automatisieren. Glücklicherweise bieten viele E-Mail-Service-Provider (ESPs) diese Funktion an, und falls nicht, können Sie Unterstützung von Drittanbietern in Anspruch nehmen.

Durch die Automatisierung der Aufgabe wird sichergestellt, dass sie schneller und in einem gleichmäßigen Tempo erledigt werden kann, unabhängig davon, wie häufig sie erledigt werden muss.

Profi-Tipp: Bevor Sie die Bereinigung automatisieren, sollten Sie eine Reaktivierungs-E-Mail versenden, um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie viele Ihrer aktuellen Abonnenten an weiteren Mitteilungen interessiert sind.

Welche Vorteile bietet die Überwachung von E-Mail-Listen?

Neben einer übersichtlicheren Kontakt- und E-Mail-Liste bietet die Bereinigung und Automatisierung des Prozesses noch weitere Vorteile.

Es verbessert die Kennzahlen

Zunächst einmal verbessert es Ihre Nutzer- und Interaktionskennzahlen, sodass Sie die Performance Ihres E-Mail-Marketings besser verstehen. Wenn Ihre E-Mails wöchentlich an Tausende von Personen versendet werden, aber nur ein Bruchteil dieser Empfänger sie überhaupt öffnet, sind die erzielten Ergebnisse völlig verfälscht.

Verzerrte Zahlen erschweren die Leistungsmessung und die Erstellung präziser Prognosen sowie fundierter Entscheidungen. Dies hat weitreichende Folgen für Ihr Unternehmen und Ihre Marketingaktivitäten.

Stellen Sie sich vor, Sie verbringen den Großteil Ihrer Zeit mit Marketingmaßnahmen für eine bestimmte demografische Gruppe oder Zielgruppe, haben aber keine verlässliche Möglichkeit, Ihren Fortschritt zu messen. Schlimmer noch: Sie erkennen nicht, dass Sie mit Marketingmaßnahmen für eine andere Zielgruppe bessere Ergebnisse erzielen würden. Wenn das der Fall ist, Erstellen von Buyer-Personas kann Ihnen dabei helfen, die Personen zu identifizieren, die Sie ansprechen möchten.

Wenn diese Zahlen überhöht sind, entgehen Ihnen Chancen, und Sie konzentrieren sich möglicherweise sogar auf die falschen Dinge. Das verschwendet Zeit, Geld und andere Ressourcen. Es ist vergleichbar mit einem ineffizienten Verkaufsprozess, der bekanntermaßen dazu führt, dass man Geld liegen lässt.

Profi-Tipp: Ein monatlicher Vergleich der Kennzahlen hilft, Unstimmigkeiten in den Daten zu erkennen, beispielsweise einen unerklärlichen Anstieg neuer Abonnenten. So können Sie Erkenntnisse darüber gewinnen, welche Kampagnen Ihr Abonnentenkonto positiv beeinflusst haben und warum.

Es reduziert Spam-Beschwerden

Regelmäßiges Bereinigen Ihrer E-Mail-Listen hilft ebenfalls, Spam-Beschwerden zu reduzieren. Je mehr Spam-E-Mails Sie erhalten, desto höher sind die Gebühren bei Gmail, Yahoo und anderen E-Mail-Anbietern. Diese speichern nämlich Spam-Beschwerden, und mit deren Anzahl steigt auch Ihr Risiko.

Sobald Sie als Spam-Kontakt eingestuft wurden, landen Ihre E-Mails direkt im Spam- oder Junk-Ordner und umgehen den Posteingang. Wir müssen Ihnen wohl nicht sagen, dass das keine gute Nachricht ist.

Falls Sie sich fragen, warum das passieren kann oder warum Ihre E-Mails als Spam markiert werden, ist die Antwort einfach. Manche Empfänger kennen Ihre Marke möglicherweise nicht oder erinnern sich nicht an ihre Anmeldung. Manchmal ist es einfacher, bestimmte E-Mails als Spam zu melden, da Gmail Sie automatisch von Newslettern abmeldet, bevor diese im Spam-Ordner landen. So schlagen Sie zwei Fliegen mit einer Klappe.

Wie dem auch sei, sobald der Spamfilter Sie erfasst und erkannt hat, wird er dies bei allen Benutzern tun, nicht nur bei denjenigen, die Ihre Inhalte nicht erhalten möchten.

Pro Tip: Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Kunden mit jeder Inhaltsveröffentlichung einen Mehrwert bieten. Wenn Sie ihnen helfen oder Vorteile bieten, werden sie Ihre E-Mails seltener als Spam einstufen.

Es reduziert die Absprungraten

Ob man es mag oder nicht, manchmal kommen E-Mails nicht an. Das bedeutet, dass der Newsletter, die Nachricht oder die Ankündigung den Posteingang des Empfängers nicht erreicht. Das kann daran liegen, dass der Posteingang voll ist. Vielleicht ist die Adresse aber auch falsch, weil der Empfänger seine Adresse geändert oder gekündigt hat, oder es handelt sich einfach um einen technischen Fehler.

Eine geringe Anzahl an Bounces ist akzeptabel und unvermeidbar. Sind es jedoch zu viele, führt dies zum gleichen Ergebnis wie die Einstufung als Spam-Kontakt. Sie schaden Ihrem Ruf und erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre E-Mails im Spam- oder Junk-Ordner landen.

Je früher Sie Ihre E-Mail-Liste bereinigen und unzustellbare Adressen entfernen, desto besser. Sie sollten die Gesamt-Bounce-Rate so niedrig wie möglich halten, was eine regelmäßige und konsequente Bereinigung erfordert.

10 Tipps zur Automatisierung der E-Mail-Listenüberwachung

Es gibt einige effektive Methoden zur Bereinigung von E-Mail-Listen, was die automatisierten Lösungen weiter verbessert.

Neue Abonnements bestätigen

Verwenden Sie immer ein doppeltes Opt-in Um den Anmeldeprozess zu verfeinern, bitten Sie die Nutzer, ihre Registrierung ein zweites Mal über ihren Posteingang zu bestätigen. Dies ist eine der besten und wenigen Möglichkeiten, sicherzustellen, dass Ihre Zielgruppe wirklich E-Mails von Ihrem Unternehmen erhalten möchte.

Es erfordert etwas mehr Aufwand für Ihr neues weltweitEs hilft jedoch, unnötige Anmeldungen zu reduzieren, bei denen Nutzer den Anmeldevorgang zwar abschließen, ihn dann aber vergessen. Außerdem verhindert es, dass sich andere im Namen anderer für Inhalte oder Newsletter anmelden.

Engagement fördern

Bevor Sie inaktive Kontakte löschen, senden Sie eine E-Mail, um deren Aufmerksamkeit zu gewinnen und sie zurückzuholen. Fügen Sie eine Umfrage oder einen Fragebogen hinzu oder bitten Sie um Feedback. Sie könnten auch ein Geschenk, einen Gutscheincode, einen Rabatt oder exklusive Inhalte für diejenigen anbieten, die Ihre E-Mail lesen und sich beteiligen.

Regelbasierte Reinigung

Die meisten automatisierten Tools arbeiten mit einem Trigger- oder regelbasierten System. Das können Sie sich zunutze machen, um Ihre Listen effektiv zu bereinigen. Löschen Sie beispielsweise E-Mails automatisch nach zwei Bounces anstatt nach einem oder verwerfen Sie Kontakte, die seit Monaten keine E-Mail mehr angeklickt oder geöffnet haben.

Kennen Sie den Zeitplan

Ob automatisiert oder nicht, Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Tools Ihre Listen regelmäßig bereinigen. Viele sind zwar so konzipiert, dass sie ohne menschliches Eingreifen funktionieren, dennoch ist es wichtig, ihre Zeitpläne oder Auslöser zu kennen. Wie oft werden Ihre Tools aktiviert? Wann sollten Ihre Listen bereinigt sein? Laufen sie wie vorgesehen oder wurde der Prozess unterbrochen?

Fügen Sie eine weitere Opt-in-Option hinzu.

Senden Sie die Anmelde-E-Mail jährlich, alle zwei Jahre oder in einem von Ihnen festgelegten Zeitraum erneut, um das Interesse zu ermitteln. Leser, die weiterhin Ihre E-Mails erhalten möchten, melden sich erneut an, ebenso diejenigen, die dies nicht wünschen. So halten Sie Ihre Liste aktuell und entfernen regelmäßig inaktive oder uninteressierte Kontakte. Dies entspricht außerdem nationalen und internationalen Vorschriften.

E-Mail-Listen verkleinern

Sie haben möglicherweise mehrere Kontaktlisten. Wann immer möglich, sollten Sie diese zusammenführen und einschränken. Wenn Sie beispielsweise eine Liste mit weniger als 100 Kontakten und eine größere mit Tausenden haben, lohnt es sich, einen gemeinsamen Nenner zu finden, um die Listen zusammenzuführen.

Verwenden Sie ein Werkzeug

Manche Marketer nutzen mehrere E-Mail-Marketing-Tools gleichzeitig, was zu Inkonsistenzen und einer Fragmentierung der Kontaktlisten führen kann. Vermeiden Sie dies, indem Sie nur ein Tool verwenden. Sollten Sie dennoch wechseln müssen, achten Sie darauf, Ihre aktuellsten Kontaktlisten zu migrieren und dies nicht mehrmals zu tun.

Rollenkonten entfernen

Rollenkonten sind in der Regel geschäftsbezogen und mit Funktionen oder Aktionen wie Abrechnung, Verwaltung oder Berichtswesen verknüpft. Sie können in E-Mail-Listen erscheinen, je nachdem, welches Tool Sie zur Kontaktsuche verwenden oder wer die Kontakte hinzufügt.

Sie sind problematisch, weil sie in der Regel einem bestimmten Mitarbeiter zugeordnet sind, und wenn dieser Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, ändert sich auch der Kontoadministrator. Der neue Kontoinhaber könnte Ihre E-Mails als Spam markieren. Ganz abgesehen davon, dass Ihre E-Mails wahrscheinlich ohnehin nicht gelesen werden.

Sie sollten Rollenkonten vollständig entfernen und diese möglichst ganz vermeiden.

Haben Sie immer ein Backup

Fehler passieren, selbst bei automatisierten Tools. Stellen Sie sicher, dass Sie eine zuverlässige Sicherungskopie Ihrer Listen haben und diese getrennt von Ihren aktiven Listen oder Tools speichern. Dazu gehört auch die Entwicklung einer geeigneten Backup-Strategie.

Spamfallen vermeiden

Spam-Fallen Sie sind ein seltsames, aber effektives Werkzeug, das E-Mail-Anbieter, Blacklister, Internetdienstanbieter und andere administrative Ansprechpartner nutzen, um Spam zu erkennen. als Honigtopf fungieren, Abfangen und Identifizieren von böswilligen Absendern.

Leider fallen viele legitime E-Mail-Kontakte Spamfallen zum Opfer. Sie sehen aus wie echte E-Mail-Adressen, gehören aber niemandem. Das kann auch Ihrer Domain-Reputation schaden, daher ist es ratsam, solche Spamfallen so gut wie möglich zu meiden.

Wenn E-Mails im Spam-Ordner landen, werden sie nicht zurückgewiesen, sondern als zugestellt angezeigt. Wie lassen sie sich also identifizieren?

Das geht nicht. Der beste Weg, nicht in diese Falle zu tappen, ist, Ihre E-Mail-Liste sauber zu halten.

Sauber halten

Die Überwachung und Bereinigung von E-Mail-Listen ist unerlässlich, um die Effektivität Ihrer Marketingkampagnen zu gewährleisten, Ihre Zielgruppe optimal zu erreichen und die Performance korrekt zu messen. Durch die Automatisierung dieses Prozesses reduzieren Sie den Zeit- und Ressourcenaufwand für die Listenpflege. Der Einsatz regelbasierter Bereinigungsmethoden, wie beispielsweise das Entfernen inaktiver Adressen nach längerer Inaktivität, verbessert die Zuverlässigkeit zusätzlich.

Am wichtigsten ist, dass Sie die Integrität und Compliance Ihres Unternehmens stärken, insbesondere in Fällen, in denen Ihnen wegen unsachgemäßer Handhabung von E-Mail-Kommunikation Bußgelder oder Schlimmeres drohen. Sie sollten Abmeldewünsche unverzüglich berücksichtigen und überwachen, was andere in Ihrem Namen mit den von Ihnen erlangten Informationen tun.

Wenn Sie Ihre E-Mail- und Kontaktlisten aktuell halten, stellen Sie sicher, dass Sie alle Vorschriften einhalten, bessere Kennzahlen erzielen und Ihre Zielgruppe weiterhin optimal bedienen können.