So filtern Sie E-Mails in Gmail (Schritt für Schritt)

Newsletter, Belege und Arbeitskonversationen landen alle im selben Posteingang, und um etwas Wichtiges zu finden, muss man alles andere durchscrollen. Laut [Name des Autors/der Autorin] können Sie in wenigen Minuten lernen, wie Sie E-Mails in Gmail filtern, indem Sie Regeln erstellen, die E-Mails automatisch kategorisieren, archivieren oder weiterleiten. Gmail-HilfeWenn eine Regel festgelegt ist, arbeitet sie im Hintergrund weiter, sodass Sie die gleiche manuelle Bereinigung nicht jeden Tag wiederholen müssen.

Filter werden auf der Gmail-Desktop-Website erstellt, aber sobald Sie einen eingerichtet haben, gilt er für alle Geräte, mit denen Sie Ihren Posteingang abrufen.

So filtern Sie E-Mails in Gmail

Sie können einen Filter auf zwei Arten erstellen: über die Suchleiste oder über das Einstellungsmenü von Gmail. Beides funktioniert im Browser auf der Desktop-Website und führt nach Festlegung Ihrer Kriterien zu denselben Aktionen. Welche Methode Sie wählen, hängt in der Regel davon ab, ob Sie bereits eine Beispiel-E-Mail vorliegen haben oder mehrere Regeln gleichzeitig planen.

Erstellen Sie einen Filter aus der Suchleiste

mail.google.com

1. Öffnen Sie Gmail in einem Browser und klicken Sie auf die Suchoptionen anzeigen Symbol (die Schieberegler) auf der rechten Seite der Suchleiste.
2. Geben Sie Ihre Kriterien ein, zum Beispiel einen Absender in der Von Feld oder ein Wort in Hat die Worte.
3. Klicken Sie auf Filter erstellen am unteren Rand des Panels.
4. Wählen Sie die gewünschten Aktionen aus und klicken Sie dann. Filter erstellen erneut speichern.

Diese Methode ist schneller, wenn Sie eine Regel für eine E-Mail erstellen möchten. Gmail füllt Absender und andere Details automatisch aus, sodass Sie weniger manuell eingeben müssen.

Erstellen Sie einen Filter aus den Gmail-Einstellungen

mail.google.com/settings

1. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol, dann Alle Einstellungen anzeigen.
2. Öffnen Sie den Microsoft Store auf Ihrem Windows-PC Filter und blockierte Adressen Tab.
3. Klicken Sie auf Erstellen Sie einen neuen FilterGeben Sie Ihre Kriterien ein und klicken Sie auf Filter erstellen.
4. Wählen Sie die anzuwendenden Aktionen aus und klicken Sie dann auf Filter erstellen speichern.

Die Einstellungen sind der bessere Ausgangspunkt, wenn Sie mehrere Filter gleichzeitig erstellen, da Sie dort Ihre bestehenden Regeln direkt sehen und so die Erstellung von Duplikaten oder widersprüchlichen Regeln vermeiden können.

Wählen Sie aus, was der Filter bewirken soll.

Sobald Sie Ihre Kriterien festgelegt haben, zeigt Ihnen Gmail eine Liste mit Aktionen zum Auswählen an: Posteingang überspringen (Archivieren), Als gelesen markieren, Mit einem Stern versehen, Label zuweisen, Weiterleiten, Löschen, Niemals in den Spam-Ordner verschieben, Immer als wichtig markieren und Kategorisieren. Sie können mehrere dieser Aktionen in einem einzigen Filter kombinieren.

Manche Maßnahmen sind in bestimmten Fällen besonders nützlich. Senden Sie es niemals an Spam Funktioniert gut für vertrauenswürdige Absender, die Gmail möglicherweise falsch interpretiert, wie z. B. ein Kunde, dessen Domain gelegentlich Spamprüfungen auslöst. Markieren Sie es immer als wichtig ist nützlich für eine kurze Liste von Personen, deren E-Mails man auf keinen Fall verpassen darf, da dies Einfluss darauf hat, wie der Prioritätsposteingang von Gmail die Nachrichten sortiert. Kategorisieren Sie es Sendet Nachrichten in Gmail-Tabs wie „Werbung“ oder „Updates“, sofern Sie dieses Layout verwenden.

Die gängigste Konfiguration ist Posteingang überspringen gepaart mit Bringen Sie das Etikett anDadurch werden Newsletter oder regelmäßige Updates aus Ihrem Hauptposteingang verschoben und gleichzeitig übersichtlich geordnet. Sie können auch Folgendes auswählen: Wenden Sie den Filter auch auf übereinstimmende Konversationen anDadurch wird die neue Regel auf bereits vorhandene E-Mails angewendet, nicht nur auf solche, die nach dem Speichern des Filters eintreffen.

Gmail nach Absender, Betreff und Schlüsselwörtern filtern

Die Kriterienfelder legen fest, welche Nachrichten Ihr Filter erfasst. Es empfiehlt sich, diese sorgfältig einzustellen, da ein Filter mit ungenauen Kriterien E-Mails sortieren, archivieren oder ausblenden kann, die Sie eigentlich sehen wollten.

Filtern nach Absender, Domain oder mehreren Adressen

Verwenden Sie die Von Um einen einzelnen Absender zu erfassen, geben Sie stattdessen die Domain ein, z. B. @firma.com. Dies ist hilfreich, wenn ein Anbieter von mehreren verschiedenen Adressen innerhalb derselben Domain sendet, z. B. billing@ und support@. Um mehrere Absender gleichzeitig zu erfassen, trennen Sie die Adressen durch ein Komma. OR in Großbuchstaben oder listen Sie mehrere Einträge direkt im Feld "Von" auf.

Nach Thema oder Stichworten filtern

Arbeiten jederzeit weiterbearbeiten können. Jede Präsentation und jeder KI-Avatar, den Sie von Grund auf neu erstellen oder hochladen, Betreff für Wörter, die in der Betreffzeile vorkommen, Hat die Worte für alles, was sich im Nachrichtentext befindet, und Hat nicht Um bestimmte Begriffe auszuschließen, setzen Sie eine exakte Formulierung in Anführungszeichen, damit Gmail sie präzise wiedergibt.

Sie können auch Begriffe mit Gmail-Suchoperatoren kombinieren, um Filter gezielter zu gestalten. Beispielsweise könnten Sie E-Mails mit dem Wort „Rechnung“ im Betreff erfassen und gleichzeitig Nachrichten mit dem Wort „Entwurf“ ausschließen. Gmail-Hilfe: Leitfaden zu Suchoperatoren erläutert die verfügbaren Optionen.

Filtern ungelesener E-Mails und andere gängige Filtereinstellungen

Geben Sie „is:unread“ in die Suchleiste ein, um nur ungelesene E-Mails anzuzeigen. Dies ist eine Live-Suche und kein gespeicherter Filter. Sie wird daher nicht automatisch im Hintergrund ausgeführt, bietet aber eine schnelle Möglichkeit, ungelesene Nachrichten zu sortieren, bevor Sie entscheiden, welche Regeln Sie tatsächlich benötigen.

Einige Filter zum Einrichten:

• Leiten Sie alle Belege an einen Einkünfte Sie werden automatisch beschriftet, sodass sie bei der Steuererklärung oder der Spesenabrechnung leicht zu finden sind.
• Markieren Sie alle Anweisungen Ihres Vorgesetzten mit einem Stern, damit sie ohne separate Kennzeichnung hervorgehoben werden.
• Newsletter werden archiviert, sobald sie eintreffen, sodass sie nicht im Posteingang landen, während Sie die einzelnen Kategorien trotzdem jederzeit in Ruhe durchstöbern können.
• Leiten Sie projektspezifische E-Mails an eine gemeinsame Teamadresse weiter, damit wichtige Aktualisierungen nicht davon abhängen, dass eine einzelne Person sie weiterleitet.

So verwalten, bearbeiten und löschen Sie Gmail-Filter

Alle von Ihnen erstellten Filter befinden sich an einem Ort: Einstellungen und dann Filter und blockierte AdressenÜberprüfen Sie diese Liste alle paar Monate, da eine Regel, die anfangs sinnvoll erschien, mit der Zeit E-Mails erfassen kann, die Sie lieber direkt sehen würden, insbesondere wenn sich Ihre Rolle oder Ihre regelmäßigen Kontakte ändern.

Bearbeiten oder löschen Sie einen vorhandenen Filter

1. Zurück Nach Einstellungen und dann Alle Einstellungen anzeigen und dann Filter und blockierte Adressen.
2. Suchen Sie den Filter in der Liste und klicken Sie darauf. Bearbeiten seine Kriterien oder Maßnahmen zu ändern, oder Löschen es zu entfernen.
3. Zum Bearbeiten die Regel anpassen, klicken Sie hier. Fortfahren und dann Filter aktualisieren.

Export- und Importfilter

Wählen Sie die Filter aus, die Sie behalten möchten, und klicken Sie auf Export um sie als XML-Datei zu speichern. Verwenden Sie anschließend Importfilter Um diese Datei in ein anderes Gmail-Konto zu laden, ist dies besonders wichtig, wenn Sie mehrere Postfächer mit ähnlichen Mustern verwalten, beispielsweise ein privates und ein geschäftliches Konto, oder wenn Sie als Agentur mehrere Kundenkonten mit denselben Grundregeln einrichten. Durch einmaliges Exportieren und anschließendes Importieren entfällt das manuelle Neuerstellen derselben Logik.

Filter in der Gmail-Mobil-App verwenden

Die mobile Gmail-App hat eine große Einschränkung: Sie erlaubt weder auf Android noch auf iOS das Erstellen oder Bearbeiten von Filtern. Es gibt keine Möglichkeit, dies innerhalb der App zu umgehen. Wenn Sie also in den Einstellungen Ihres Smartphones nach einer Filteroption gesucht haben, liegt es daran, dass Sie keine finden.

Sie haben weiterhin zwei Möglichkeiten. Erstellen Sie Ihre Filter entweder auf einem Desktop-Computer oder öffnen Sie Gmail in einem mobilen Browser wie Chrome oder Safari und fordern Sie die Desktop-Version an. Dadurch erhalten Sie Zugriff auf dasselbe Einstellungsmenü wie auf einem Computer. Sobald ein Filter erstellt ist, gilt er geräteübergreifend, da er auf den Servern von Google und nicht auf Ihrem Smartphone ausgeführt wird.

In der App können Sie mit Suchoperatoren suchen, Nachrichten durch Wischen archivieren oder löschen und einzelnen Nachrichten manuell Labels zuweisen. Diese Aktionen eignen sich gut für eine schnelle Aufräumaktion, ersetzen aber keinen gespeicherten Filter, der diese Aufgabe automatisch erledigt.

Ein Posteingang, der sich selbst sortiert

Ein paar gut konfigurierte Filter können Gmail deutlich übersichtlicher machen. Richten Sie sie einmalig auf der Desktop-Version ein, und sie kümmern sich um die Kategorisierung, Archivierung und Weiterleitung von Nachrichten auf all Ihren Geräten.

Beginnen Sie mit den größten Quellen für unnötige Nachrichten. Wählen Sie zwei oder drei Absender aus, deren Nachrichten Sie regelmäßig manuell verschieben, erstellen Sie Filter für diese und bauen Sie darauf auf. Ziel ist es nicht, jede Nachricht perfekt zu organisieren, sondern die sich wiederholenden Aufräumarbeiten zu eliminieren, die Ihren Posteingang unübersichtlicher machen.

Wenn Ihre Posteingangsprobleme über ein einzelnes Gmail-Konto hinausgehen, sollten Sie einen umfassenderen Blick darauf werfen, wie Sie… E-Mail-Volumen verwaltenPrioritäten und tägliche Aufräumgewohnheiten. Sie können auch finden weitere praktische E-Mail-Tipps in unseren Beiträgen.