Wer schon länger in der Branche tätig ist, hat wahrscheinlich schon von einigen bedeutenden Datenpannen gehört, die kleine und mittlere Unternehmen betrafen...
Wichtige Erkenntnisse
- Die Schlussformel ist der letzte Teil einer E-Mail, den der Empfänger liest. Sie beeinflusst also den Eindruck, den Sie hinterlassen, und ob er antwortet.
- Dankbarkeitsfloskeln wie „Danke“ und „Vielen Dank“ erzielen tendenziell höhere Antwortraten als andere Grußformeln.
- Eine vollständige Geschäfts-E-Mail-Abschlussformel umfasst einen Schlusssatz, eine Grußformel und einen Signaturblock.
- „Mit freundlichen Grüßen“ ist eine zuverlässige Standardfloskel, wenn man sich nicht sicher ist, wie formell die E-Mail klingen soll.
- Selbst der stärkste Schlussspruch funktioniert nur, wenn die Nachricht einen gültigen Posteingang erreicht. Hier kommt die E-Mail-Validierung ins Spiel.
Die Schlussformel einer geschäftlichen E-Mail ist das Letzte, was ein Empfänger liest, bevor er entscheidet, ob er antwortet, die Nachricht ablegt oder ignoriert. Dieser letzte Eindruck kann beeinflussen, wie die gesamte Nachricht aufgenommen wird. Recherchen von BoomerangDie Analyse von Hunderttausenden von E-Mails ergab, dass die Wahl der Schlussformulierung die Antwortraten messbar beeinflusst und nicht alle Schlussformeln gleich gut funktionieren.
Nachfolgend finden Sie Grußformeln für geschäftliche E-Mails unterschiedlicher Formalitätsgrade – von professionell und zurückhaltend bis hin zu herzlich und informell. Die Beispiele eignen sich für B2B-E-Mails, Kundenkommunikation und interne Nachrichten.
Formulierungen für den Abschluss einer geschäftlichen E-Mail
Diese Optionen sind nach Zweck gruppiert, sodass Sie eine Grußformel auswählen können, die zur Nachricht passt.
Formelle Abschlüsse
Bestens geeignet für: Führungskräfte, juristische Korrespondenz, Mandanten in konservativen Branchen (Finanzwesen, Gesundheitswesen, Recht), erstmalige externe Kontakte und jeder Kontext, in dem Formalität Respekt signalisiert.
- Mit Freundlichen Gruessen
- Mit freundlichen Grüßen
- Hochachtungsvoll
- Mit freundlichen Grüßen
- Respektvoll
- Mit herzlichem Dank
- Hochachtungsvoll
Im britischen Englisch verwendet man „Yours faithfully“, wenn man den Namen des Empfängers nicht kennt, beispielsweise nach „Sehr geehrter Herr oder sehr geehrte Frau“, und „Yours sincerely“, wenn man ihn kennt. Im amerikanischen Englisch ist „Sincerely“ in beiden Fällen üblich. „Yours faithfully“ mag für einen US-amerikanischen Leser übermäßig formell klingen, während eine weniger formelle Grußformel in britischer juristischer oder offizieller Korrespondenz unpassend wirken könnte.
Standardmäßige professionelle Abschlüsse
Bestens geeignet für: Die meisten alltäglichen Geschäfts-E-Mails, einschließlich Nachrichten an Kollegen, Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner, gelten in nahezu jedem beruflichen Kontext als sichere Standardform.
- Freundliche Grüße
- Herzliche Grüße
- Grüße
- Herzliche Grüße
- Mit freundlichen Grüßen
- Die besten kostenlosen
- Alles Gute
„Mit freundlichen Grüßen“ ist eine der sichersten Grußformeln für geschäftliche E-Mails, branchenübergreifend und für alle beruflichen Beziehungen. „Viele Grüße“ wirkt etwas formeller und kann in manchen Kontexten veraltet erscheinen. „Beste Grüße“ ist in fortlaufenden Gesprächen üblich, kann aber in einer ersten E-Mail zu kurz wirken. Verwenden Sie diese Grußformel daher eher für etablierte Beziehungen, in denen bereits ein lockererer Umgangston herrscht.
Dankbarkeitsbasierte Abschlüsse
Bestens geeignet für: Jede E-Mail, die eine Anfrage, eine Nachfrage, eine Bitte oder eine Situation beinhaltet, in der es angebracht ist, Wertschätzung auszudrücken.
- Vielen Dank.
- Vielen Dank
- Danke im Voraus
- Danke für deine Zeit
- Vielen Dank
- Mit Dank
- Vielen Dank
- Danke für deine Rücksicht
Boomerangs Analyse von über 350,000 E-Mail-Konversationen ergab, dass Dankesformeln am Ende höhere Antwortraten erzielten als neutrale Grußformeln. „Vielen Dank im Voraus“ schnitt mit 65.7 % am besten ab, gefolgt von „Danke“ mit 63 % und „Vielen Dank“ mit 57.9 %.
„Vielen Dank im Voraus“ ist eine gute Formulierung für klare Bitten, kann aber anmaßend wirken, wenn der Empfänger noch nichts zugesagt hat. Verwenden Sie diese Floskel nur, wenn die gewünschte Handlung zumutbar ist und in seinen Aufgabenbereich fällt.
Diese Schließmechanismen helfen nur dann, wenn die Nachricht einen gültigen Posteingang erreicht. DeBounce E-Mail-Validierung kann ungültige oder risikoreiche Adressen vor dem Versand identifizieren und so die Wahrscheinlichkeit verringern, dass die E-Mail zurückgewiesen wird, bevor der Empfänger sie sieht.
Abschlüsse, die eine Antwort oder eine Handlung erfordern
Bestens geeignet für: E-Mails, bei denen eine Antwort, eine Entscheidung oder eine bestimmte Handlung des Empfängers erforderlich ist. Die Schlussformel macht den nächsten Schritt deutlich und lässt ihn nicht im Unklaren.
- Wir freuen uns, bald von Ihnen zu hören
- Ich freue mich auf ihre Antwort
- Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie Fragen haben.
- Warte auf Ihre Antwort
- Hoffe bald von dir zu hören
- Ich würde mich über eine Antwort bis zum [Datum] freuen.
- Bitte bestätigen Sie bis [Datum]
Eine konkrete Frist gibt dem Empfänger klare Erwartungen und erleichtert die Priorisierung der Anfrage. „Sag mir Bescheid, wann es dir passt“ lässt sich leicht verschieben, während „Bitte bestätige bis Donnerstag“ einen angemessenen Zeitrahmen setzt, ohne fordernd zu wirken. Wenn es auf den Zeitpunkt ankommt, sollte ein genaues Datum angegeben werden.
Gelegenheits- und professionelle Abschlüsse
Bestens geeignet für: Laufende Beziehungen zu Kollegen, interne Teamkommunikation, moderne Arbeitsplätze mit informeller Kultur und Kontexte, in denen formelle Abschlüsse unangebracht oder steif wirken würden.
- Prost
- Pass auf
- Habt einen schönen Tag
- Wir reden später
- Bis zum nächsten Mal
- Endlich wieder ab November
Verwenden Sie informelle Grußformeln nur, wenn die Geschäftsbeziehung und der Tonfall bereits etabliert sind. „Viele Grüße“ kann in einer ersten E-Mail oder in Nachrichten an Führungskräfte und Rechtsabteilungen zu vertraulich wirken. In der britischen und australischen Geschäftskommunikation ist diese Grußformel zudem üblicher als in den USA, wo sie von manchen Empfängern als unerwartet empfunden werden könnte.
Die drei Elemente eines vollständigen Geschäfts-E-Mail-Abschlusses
Eine geschäftliche E-Mail-Abschlussformel umfasst mehr als nur die Grußformel. Sie besteht aus drei Teilen, und jeder einzelne beeinflusst den Abschluss der Nachricht.
- Schlusssatz: Dies ist der letzte Satz der E-Mail. Er sollte den nächsten Schritt bestätigen oder dem Empfänger mitteilen, was er erwarten kann. Zum Beispiel: „Bitte lassen Sie mich wissen, falls Sie Fragen haben“ oder „Ich sende Ihnen den aktualisierten Zeitplan am Mittwoch.“ Ein klarer Schlusssatz beseitigt Unklarheiten und erleichtert dem Empfänger die Antwort.
- Ausloggen: Die Grußformel ist die kurze Formulierung vor Ihrem Namen, wie zum Beispiel „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Vielen Dank“ (die oben genannten Optionen). Sie gibt den Tonfall vor und sollte sowohl der Formalität der Nachricht als auch Ihrem Verhältnis zum Empfänger entsprechen.
- Signaturblock: Der Signaturbereich erscheint unter Ihrem Namen und kann Ihre Berufsbezeichnung, Ihr Unternehmen, Ihre Telefonnummer, Ihre E-Mail-Adresse und Ihr berufliches Profil oder Ihre Website enthalten. Er stärkt Ihre Glaubwürdigkeit und gibt dem Empfänger alle notwendigen Informationen für die weitere Kontaktaufnahme.
So sieht ein vollständiger Abschluss in der Praxis aus:
Ich schicke Ihnen den überarbeiteten Vorschlag bis Freitagabend zu – bitte lassen Sie mich wissen, falls Sie vorher noch Änderungen wünschen.
Freundliche Grüße,
Sarah Chen, Account Managerin, Acme Solutions [E-Mail geschützt] | +1 (555) 234-5678 linkedin.com/in/sarahchen
Der Schlusssatz bestätigt den nächsten Schritt, die Grußformel gibt den Ton an und die Unterschrift enthält die Kontaktdaten.
Grußformeln, die in geschäftlichen E-Mails vermieden werden sollten
Manche Grußformeln können eine professionelle E-Mail zu persönlich, zu informell oder unnötig abrupt wirken lassen. Hier sind die Grußformeln, die Sie in der Geschäftskorrespondenz vermeiden sollten:
- „Nur für dich“: Dies kann im geschäftlichen Kontext zu vertraulich klingen und ist eher in der persönlichen Korrespondenz üblich.
- „Liebe“ oder „xoxo“: Diese sind nur für persönliche Beziehungen geeignet; einen professionellen Empfänger würden sie überraschen (oder beunruhigen).
- „Gesendet von meinem iPhone“ / „Gesendet vom Mobiltelefon“: Automatische mobile Signaturen bieten wenig Mehrwert und können wichtige Nachrichten gehetzt wirken lassen. Entfernen Sie sie nach Möglichkeit.
- „Cheerio“, „Toodles“, „Später“, „Ciao for now“: Diese sind für jeden professionellen Kontext, der keine etablierte Freundschaft darstellt, zu informell.
- Gar kein Schluss: Ein Gespräch ohne Grußformel kann abrupt wirken und wird oft als passiv-aggressiv oder abweisend wahrgenommen, insbesondere in der externen Korrespondenz.
- Zitate in der Signatur: Motivierende oder literarische Zitate können vom eigentlichen Thema ablenken und wirken oft wie Eigenwerbung; sie lenken die Aufmerksamkeit von der Botschaft selbst ab.
- Übermäßig lange Signaturblöcke: Beschränken Sie Ihre Signatur auf die wichtigsten Kontaktdaten. Lange Listen von Qualifikationen, Links, Auszeichnungen und Haftungsausschlüssen erschweren das Erfassen des Schlussteils.
Wie Sie die richtige Schlussformel für Ihren Kontext auswählen
Wählen Sie Ihre Grußformel abhängig vom Empfänger, dem Kontext und dem Zweck der E-Mail.
- Betrachten wir die Beziehung: Bei einem Erstkontakt, einem Kunden oder einer Führungskraft ist in der Regel eine formellere Anrede angebracht, wie zum Beispiel „Mit freundlichen Grüßen“, „Beste Grüße“ oder „Herzliche Grüße“. Für Kollegen und langjährige Kontakte wirken „Beste Grüße“, „Danke“ oder „Viele Grüße“ natürlicher.
- Passend zur Branche: Finanzwesen, Recht, Gesundheitswesen und Verwaltung bevorzugen oft eine formellere Kommunikation. Technologie, kreative Arbeit, Startups und digitales Marketing erlauben tendenziell einen entspannteren Ton, insbesondere sobald eine Geschäftsbeziehung aufgebaut ist.
- Denken Sie über den Zweck nach: Anfragen und Nachfragen passen oft gut zu einem Dankesgruß am Ende, während Aktualisierungen und Bestätigungen den üblichen professionellen Formulierungen entsprechen. Eine Dankes-E-Mail kann mit einem direkten Ausdruck der Wertschätzung enden.
- Regionale Konventionen berücksichtigen: „Cheers“ ist im britischen und australischen Geschäftsenglisch üblich, klingt in den USA aber eher umgangssprachlich. Im britischen Englisch wird außerdem zwischen „Yours faithfully“ für einen anonymen Empfänger und „Yours sincerely“ für einen bekannten Empfänger unterschieden.
Im Zweifelsfall verwenden Sie nach einem aussagekräftigen Schlusssatz „Mit freundlichen Grüßen“. Das ist professionell, neutral und für die meisten geschäftlichen E-Mails geeignet.
Schließen Sie den Kreislauf Ihrer geschäftlichen E-Mails
Der Abschluss einer geschäftlichen E-Mail besteht aus drei Teilen: Schlusssatz, Grußformel und Signatur. Alle drei sollten dem Empfänger, dem Zweck der Nachricht und dem erforderlichen Formalitätsgrad entsprechen.
Wenn die Antwortrate entscheidend ist, sollte man mit einem Dankeschön abschließen. „Danke“, „Vielen Dank“ und „Vielen Dank im Voraus“ erzielen durchweg bessere Ergebnisse als andere Formulierungen.
Die Formulierung ist nur dann von Bedeutung, wenn die Nachricht den Empfänger erreicht. DeBounce E-Mail-Validierung Hilft dabei, ungültige und risikoreiche Adressen vor dem Versand zu identifizieren und so die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass Ihre E-Mails echte Postfächer erreichen. Neukunden erhalten 100 kostenlose Verifizierungen.
