Was ist eine unzustellbare E-Mail? Arten, Ursachen und Lösungen

Wussten Sie das mehr als 4.26 Milliarden Wie viele Menschen weltweit nutzen E-Mails? Für Unternehmen ist E-Mail nach wie vor einer der direktesten Wege, eine Zielgruppe zu erreichen, und bietet eine Reichweite, die nur wenige andere Kanäle bieten können. Zudem ist der Return on Investment hoch: Im Durchschnitt werden für jeden investierten Dollar 36 Dollar generiert.

Trotzdem erreicht nicht jede Nachricht den Posteingang. Eine Bounce-E-Mail signalisiert eine fehlgeschlagene Zustellung, und wenn dies wiederholt vorkommt, wirkt es sich auf mehr als nur eine Kampagne aus. Hohe Bounce-Raten können die Zustellbarkeit verringern und Ihre Absenderreputation schwächen, wodurch es für zukünftige E-Mails schwieriger wird, die Empfänger zu erreichen.

Was ist eine unzustellbare E-Mail?

Eine unzustellbare E-Mail ist eine Nachricht, die nicht im Posteingang des Empfängers zugestellt werden kann und mit einem Unzustellbarkeitsbericht (NDR) an den Absender zurückgesendet wird. Diese Berichte erklären, warum die E-Mail nicht zugestellt werden konnte und helfen festzustellen, ob es sich um ein vorübergehendes oder dauerhaftes Problem handelt.

E-Mail-Bounces spielen eine Rolle bei der Bewertung von Absendern durch Internetdienstanbieter (ISPs). Wenn zu viele E-Mails nicht zugestellt werden können, deutet dies auf mangelhafte Listenpflege oder Spam-ähnliches Verhalten hin, was die Reputation des Absenders mindert. Selbst eine relativ geringe Anzahl fehlgeschlagener Zustellungen kann die Leistung beeinträchtigen.

Warum werden E-Mails zurückgeschickt?

E-Mail-Bounces treten selten ohne Grund auf. In den meisten Fällen deuten sie auf Probleme mit Ihrer Kontaktliste, Ihren Absendereinstellungen oder der Umgebung des Empfängers hin. Wenn Sie diese Ursachen kennen, können Sie wiederholte Fehler leichter vermeiden.

• Ungültige Adresse: Wenn die E-Mail-Adresse, an die Sie die E-Mail senden möchten, falsch oder falsch geschrieben ist, kann die E-Mail nicht zugestellt werden. Dies kann durch Tippfehler oder fehlerhafte Angaben der Nutzer verursacht werden.
• Vollständiges Postfach: Möglicherweise ist der Speicherplatz im Posteingang des Empfängers erschöpft, sodass keine neuen Nachrichten mehr angenommen werden können.
• Nachricht zu groß: E-Mails mit großen Anhängen oder die Größenbeschränkungen überschreiten, können vom Server des Empfängers abgelehnt werden.
• Empfänger existiert nicht: Ist die E-Mail-Adresse keinem aktiven Konto zugeordnet, kann die Nachricht nicht zugestellt werden. Catch-All-Domains können Nachrichten unter Umständen weiterhin annehmen, die Zustellung ist jedoch nicht immer garantiert.
• Niedrige Absenderreputation: Eine schlechte Absenderreputation kann zur Ablehnung durch empfangende Server führen, selbst wenn die E-Mail an sich gültig ist.
• Ungültiger Domänenname: Wenn die Domain in der E-Mail-Adresse falsch ist oder nicht mehr existiert, schlägt die Zustellung sofort fehl.
• Der Empfänger blockiert Sie: Wenn ein Empfänger Ihre Adresse blockiert, können zukünftige Nachrichten abgewiesen oder automatisch zurückgeschickt werden.
• E-Mail-Adresse auf der Blacklist: Das Senden von E-Mails an Spamfallen oder markierte Adressen kann dazu führen, dass Ihre Domain oder IP-Adresse auf eine schwarze Liste gesetzt wird, was weitere Zustellungsfehler zur Folge hat.
• DMARC-Authentifizierungsfehler: Wenn Ihre Domain nicht ordnungsgemäß authentifiziert ist, können empfangende Server Ihre E-Mails ablehnen oder zurücksenden.
• DNS-Fehler: Vorübergehende Probleme mit Domain Name Systems können die Zustellung unterbrechen, selbst wenn alles andere korrekt konfiguriert ist.
• Wegwerf-E-Mail-Adresse: Temporäre E-Mail-Adressen laufen oft schnell ab, was dazu führt, dass Nachrichten später nicht zugestellt werden können.

Arten von zurückgesendeten E-Mails

Nicht alle Bounces bedeuten dasselbe. Manche deuten auf einen dauerhaften Defekt hin, andere darauf, dass sich das Problem von selbst lösen könnte. Wenn Sie die Bedeutung verstehen, ... Art des AbprallensSie können entscheiden, welche Maßnahmen zu ergreifen sind und ob eine Adresse auf Ihrer Liste bleiben soll.

Die Klassifizierung von Bounces basiert typischerweise auf der Antwort des empfangenden Servers, die angibt, ob es sich um einen vorübergehenden oder dauerhaften Fehler handelt.

Harter Aufprall

Hard Email BounceEin Hard Bounce deutet auf einen dauerhaften Zustellungsfehler hin. Das bedeutet, dass Ihre E-Mail den Empfänger nicht erreicht hat und auch nicht erreichen wird. Sollten Sie also jemals einen Hard Bounce feststellen, entfernen Sie die entsprechende E-Mail-Adresse aus Ihrer Liste.

Harte Abpraller können aus verschiedenen Gründen auftreten, unter anderem:

• Ungültige oder nicht existierende E-Mail-Adresse: Dies geschieht, wenn die vom Empfänger angegebene E-Mail-Adresse falsch, falsch geschrieben oder nicht mehr gültig ist. Gründe hierfür können ein Tippfehler, ein vorübergehendes Problem mit dem E-Mail-Server des Empfängers oder die Schließung bzw. Nichtnutzung des E-Mail-Kontos durch den Empfänger sein.
• Der Domänenname existiert nicht: Existiert der Domainname in der E-Mail-Adresse nicht oder ist er falsch geschrieben, wird die E-Mail zurückgewiesen. Dies kann an einem Tippfehler oder einem Eingabefehler des Domainnamens liegen.
• E-Mail-Serverprobleme: Der E-Mail-Server des Empfängers könnte technische Probleme oder Wartungsarbeiten haben, wodurch die Zustellung von E-Mails verhindert wird. In solchen Fällen wird die E-Mail an den Absender zurückgesendet.
• Vom Server des Empfängers blockiert: Manche E-Mail-Server verwenden strenge Spamfilter oder Sicherheitsmaßnahmen, die eingehende E-Mails anhand bestimmter Kriterien blockieren können. Wenn Ihre E-Mail als Spam markiert wird oder einen dieser Filter auslöst, kann dies zu einem Hard Bounce führen.
• Einschränkungen oder Sperrungen durch Internetanbieter: Internetdienstanbieter (ISPs) führen Listen bekannter Spammer oder problematischer Absender. Befindet sich Ihre E-Mail-Adresse oder die IP-Adresse Ihres E-Mail-Dienstanbieters auf einer dieser Listen, kann der E-Mail-Server des Empfängers die E-Mail ablehnen, was zu einem Hard Bounce führt.

Weiches Aufprallen

Weiche Sprünge Dies deutet auf einen vorübergehenden Zustellungsfehler hin. Ihre E-Mail konnte momentan nicht zugestellt werden, wird aber möglicherweise später im Posteingang des Empfängers eintreffen. Häufige Gründe für solche Soft Bounces sind:

• Postfach ist voll: Wenn das Postfach des Empfängers sich dem Speicherlimit nähert, es aber noch nicht erreicht hat, kann der E-Mail-Server eingehende E-Mails vorübergehend ablehnen. Dies wird als Soft Bounce bezeichnet, da zukünftige E-Mails wieder erfolgreich zugestellt werden können, sobald der Empfänger Speicherplatz in seinem Postfach freigegeben hat.
• Vorübergehende Lieferprobleme: Es können vorübergehende Probleme mit dem E-Mail-Server oder dem Netzwerk des Empfängers auftreten, die die Zustellung der E-Mail verhindern. Mögliche Ursachen hierfür sind Serverausfälle, Netzwerküberlastung oder Wartungsarbeiten. Sobald das Problem behoben ist, wird die E-Mail erfolgreich zugestellt.
• Übergroße E-Mail: Überschreitet die Größe einer E-Mail die Beschränkungen des E-Mail-Servers des Empfängers, kann dies zu einem Soft Bounce führen. Der Server kann die E-Mail vorübergehend ablehnen, die Zustellung jedoch ermöglichen, wenn die Größe reduziert oder die Serverbeschränkungen erhöht werden.
• Urlaubs- oder automatische Antworteinstellungen: Manche E-Mail-Konten sind mit Abwesenheits- oder automatischen Antwortnachrichten ausgestattet. Wenn eine E-Mail an ein solches Konto gesendet wird, antwortet der Server möglicherweise automatisch mit einer Nachricht, die die Abwesenheit des Empfängers anzeigt. Dies wird als Soft Bounce bezeichnet, da die E-Mail nicht direkt im Posteingang des Empfängers zugestellt wird.
• Greylisting: Greylisting Dies ist eine Technik, die von einigen E-Mail-Servern zur Spam-Bekämpfung eingesetzt wird. Wenn eine E-Mail von einem unbekannten Absender eingeht, lehnt der Server sie vorübergehend ab und fordert sie auf, später erneut zu senden. Seriöse E-Mail-Server versuchen es in der Regel erneut, und beim zweiten Versuch wird die E-Mail erfolgreich zugestellt.
• Inhaltsfilterung: Manche E-Mail-Server verwenden Inhaltsfilter, die den Inhalt eingehender E-Mails analysieren. Wenn eine E-Mail bestimmte Filterkriterien erfüllt oder verdächtige Inhalte enthält, kann der Server sie vorübergehend ablehnen. Dies betrifft beispielsweise E-Mails mit bestimmten Schlüsselwörtern, Anhängen oder Formatierungen, die den Filterregeln des Servers entsprechen.

E-Mail-Dienstleister versuchen in der Regel, diese E-Mails innerhalb der nächsten 72 Stunden zuzustellen. Nach Ablauf dieser Frist wird die E-Mail nicht mehr zugestellt.

Was ist eine akzeptable Absprungrate?

Die Bounce-Rate ist der Prozentsatz der E-Mails, die im Verhältnis zur Gesamtzahl der versendeten E-Mails nicht zugestellt werden konnten.

Ihre Bounce-Rate sollte möglichst nahe bei null liegen. Sie hängt von der Größe und Branche Ihres Unternehmens ab, sollte aber die 2%-Marke nicht überschreiten. Das bedeutet: Liegt Ihre Bounce-Rate über 2 %, sollten Sie Ihre Strategien überdenken. In der Praxis streben viele Absender eine Rate unter 1 % an, während Werte über 2 % von E-Mail-Anbietern oft als Warnsignal gelten.

Wie man E-Mail-Rückläufer verhindert

Die Reduzierung der Bounce-Rate hängt von der Verbesserung der Listenqualität, der Optimierung Ihrer Versandkonfiguration und der Vermeidung von Verhaltensweisen ab, die Filter auslösen. So können Sie E-Mail-Bounces verhindern:

• Spamfilter umgehen: Auch legitime E-Mails können als Spam markiert werden, wenn sie Spam ähneln oder Beschwerden hervorrufen.
• Vermeiden Sie Triggerwörter: Übermäßig werbliche Sprache kann Filtersysteme aktivieren und die Zustellbarkeit verringern.
• Verwenden Sie eine benutzerdefinierte Domäne: Das Versenden von Nachrichten über Ihre eigene Domain gibt Ihnen mehr Kontrolle über Reputation und Authentifizierung.
• Authentifizieren Sie Ihre Domain: Eine ordnungsgemäße Authentifizierung stellt sicher, dass die empfangenden Server Ihren E-Mails vertrauen.

• Halten Sie Ihre Liste sauber: Veraltete oder inaktive Kontakte erhöhen die Wahrscheinlichkeit von Rückrufen.
• Überprüfen Sie Ihre Datenbank: E-Mail-Validierung Entfernt ungültige und riskante Adressen vor dem Versand.
• Validierung in Echtzeit: Durch die Überprüfung der Adressen bei der Erfassung wird verhindert, dass fehlerhafte Daten in Ihre Liste gelangen.
• Segmentieren Sie Ihre Liste: Das Versenden relevanter Inhalte reduziert die Abwanderung und die Spam-Beschwerden.
• Seien Sie konsequent: Regelmäßige Kommunikation hält Ihre Liste aktiv und reduziert Probleme im Zusammenhang mit Inaktivität.
• Verwenden Sie ein Captcha: Captcha-Systeme helfen dabei, zu verhindern, dass Bots ungültige E-Mail-Adressen übermitteln.
• Relevante Opt-ins verwenden: Die Ausrichtung der Anreize für die Anmeldung an den Interessen der Zielgruppe verbessert die Datenqualität.

So beheben Sie das Problem mit unzustellbaren E-Mails

Sobald es zu Abprallern kommt, verlagert sich der Fokus auf die Ermittlung der Ursache und die Vermeidung wiederkehrender Probleme.

• Beginnen Sie mit der Überprüfung der Bounce-Berichte, um die Gründe für das Fehlschlagen von Nachrichten zu ermitteln. Diese Berichte enthalten Codes und Erklärungen, die zwischen vorübergehenden und dauerhaften Problemen unterscheiden.
• Ungültige oder nicht existierende Adressen sollten umgehend entfernt werden, da das weitere Senden an diese Adressen Ihrer Absenderreputation schadet.
• Versuchen Sie es nach kurzer Verzögerung erneut mit Soft Bounces, da sich vorübergehende Probleme wie volle Postfächer oder Serverausfälle möglicherweise von selbst lösen.
• Überprüfen Sie Ihre Domain- und Serverkonfiguration, um sicherzustellen, dass Authentifizierung, DNS-Konfiguration und Sendeinfrastruktur ordnungsgemäß funktionieren.
• Nehmen Sie gegebenenfalls Kontakt mit den Empfängern auf, insbesondere in Fällen, in denen Nachrichten versehentlich blockiert oder gefiltert wurden.
• Beobachten Sie die Performance im Zeitverlauf und verfolgen Sie die Verbesserungen, während Sie Ihre Liste bereinigen und Ihre Versandpraktiken anpassen.

Steigern Sie Ihre E-Mail-Erfolgsrate

Die Anzahl unzustellbarer E-Mails spiegelt den Zustand Ihrer E-Mail-Strategie wider. Eine geringe Anzahl verbessert die Zustellbarkeit, schützt Ihre Absenderreputation und stellt sicher, dass Ihre Nachrichten die richtige Zielgruppe erreichen. Dies setzt die kontinuierliche Pflege Ihrer Adresslisten voraus: Regelmäßige Validierung, kontinuierliche Überwachung, konsequente Bereinigung und die frühzeitige Identifizierung riskanter Adressen verhindern Probleme, bevor sie die Performance beeinträchtigen.

Tools wie DeBounce Überwachung der E-Mail-Liste Wir unterstützen diesen Prozess, indem wir Ihnen helfen, Ihre Daten kontinuierlich zu überprüfen und eine Liste zu pflegen, die eine konsistente Zustellung gewährleistet.